¿Cómo se puede optar por no usar la caja registradora?

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Recuerde que cada caso debe ser interpretado individualmente. Consulte a su asesor fiscal o a su contable antes de decidirse a renunciar a su caja registradora. :-)

Si un contribuyente vende por correo, puede beneficiarse de la exención de registro en una caja fiscal, una vez que se cumplan ciertas condiciones:

  • Si el pago de los bienes solicitados se realiza íntegramente en la cuenta bancaria del contribuyente: por correo (contra reembolso), por banco (pago electrónico) o por SKOK
  • Si el suministro de bienes se refiere a una actividad que se realiza por correo,
  • Si los registros y las pruebas que documentan el pago (por ejemplo, una factura) dejan claro a qué transacción específica se refiere el pago y en nombre de quién se realizó
  • Si los productos que vende el contribuyente no figuran en la Ordenanza del Ministro de Hacienda (enlace más adelante en este artículo)

Si el contribuyente cumple con lo anterior, no estará obligado a anotar en una caja fiscal la venta de bienes por correspondencia. Si el contribuyente utiliza una caja registradora fiscal, puede solicitar su baja.

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Cómo pasar a la facturación: ¿por qué se escribió este artículo?

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La venta por correspondencia y la obligación de utilizar la caja registradora - Interpretación del KIS

Fuente

Boletín de Servicios Económicos y Financieros nº 24 (1067) de 20.08.2020, página 24 (interpretación individual del Director de Información Fiscal Nacional de 23 de julio de 2020, nº 0111-KDIB3-2.4012.401.2020.1.MN)

Estado de los hechos

Un contribuyente activo del IVA realizó ventas al por menor de artículos de decoración y mobiliario para el hogar a personas que no realizaban actividades comerciales. Estaba obligado a llevar un registro de las ventas mediante cajas fiscales -la caja registradora se instaló en 2009-. A partir de febrero de 2020, las ventas se realizaron únicamente a particulares no comerciales por correo (por correo o mensajería). El contribuyente recibió todos los pagos en forma de transferencias bancarias u otras formas de pago no en efectivo, en una cuenta bancaria mantenida con fines empresariales. En el caso de un intercambio de bienes, el pago/pago fue aceptado por el mensajero y el dinero recibido fue depositado en la cuenta bancaria del contribuyente. La venta fue documentada por el mensajero en forma de un extracto de pago en el que se indicaba el número de pedido, el número del conocimiento de embarque, la cantidad de dinero cobrada y los datos personales del comprador. A partir de los registros y pruebas que documentan el pago, era claramente evidente a qué transacción específica se refería y a quién se hizo. En total, el volumen de negocios realizado por las personas que no tienen una empresa superó los 20.000 zlotys al año. El contribuyente no vendió artículos y servicios excluidos de la exención de llevar registros con el uso de cajas registradoras.

El contribuyente preguntaba si, en el estado descrito, tenía derecho a una exención de la obligación de llevar un registro de las ventas mediante cajas fiscales y si podía dar de baja la caja utilizada.

Posición de la autoridad fiscal

La autoridad fiscal recordó que el apartado 1 del artículo 111 de la Ley del IVA establece la norma general, de la que se desprende que la obligación de llevar un registro de las ventas utilizando una caja registradora se aplica a todos los contribuyentes que venden a los destinatarios especificados en ella, es decir, a las personas físicas que no ejercen una actividad empresarial y a los agricultores a tanto alzado. Por lo tanto, el criterio básico que determina la obligación de llevar registros mediante cajas registradoras es la condición del comprador. Las cuestiones relativas a las exenciones de la obligación de llevar registros con el uso de cajas registradoras de determinadas actividades y determinados grupos de contribuyentes, así como los plazos para comenzar a llevar estos registros con el uso de cajas registradoras, a partir del 1 de enero de 2019, se regulan en el Reglamento del Ministro de Hacienda, de 28 de diciembre de 2018, sobre exenciones de la obligación de llevar registros con el uso de cajas registradoras (Boletín Oficial de 2018, punto 2519).

Ventas por correo - exención subjetiva de registro

De conformidad con los apartados 1 y 2 del artículo 2 del citado Reglamento, las actividades enumeradas en el apéndice del Reglamento (de acuerdo con las condiciones establecidas en el apéndice) están exentas de la obligación de llevar registros en un ejercicio fiscal determinado, pero no más allá del 31 de diciembre de 2021. El punto 36 del citado apéndice indica el suministro de bienes por correo (por correo o mensajería), si el proveedor de los bienes recibe el pago íntegro de la actividad realizada por correo, banco o SKOK (respectivamente, a la cuenta bancaria del contribuyente o a la cuenta del contribuyente en un SKOK del que es miembro), y los registros y pruebas que documentan el pago indican inequívocamente la actividad específica a la que se refiere y en nombre de quién se realizó (los datos del comprador, incluida su dirección). De conformidad con el artículo 4 del reglamento mencionado, las exenciones de la obligación de llevar registros -entre otras, las mencionadas anteriormente- no se aplican en los casos especificados en el reglamento (entre otros, en el caso de las ventas de soportes de datos digitales y analógicos grabados y no grabados).

Por lo tanto, un contribuyente tiene derecho a beneficiarse de la exención de la obligación de registrar el volumen de negocios utilizando una caja registradora - en virtud del apartado 1 del artículo 2 en relación con el punto 36 del anexo del Reglamento - si se cumplen conjuntamente las siguientes condiciones:

  • la entrega de bienes se refiere a una actividad que se realiza por correspondencia (por correo o mensajería)
  • el pago de los bienes se realiza en su totalidad por correo, banco o SKOK - en la cuenta bancaria del contribuyente o en la cuenta de un contribuyente en un SKOK del que es miembro
  • se desprende de los registros y las pruebas que documentan el pago a qué transacción específica corresponde el pago y en beneficio de quién se hizo,
  • elobjeto de la entrega no es un bien de los enumerados en el artículo 4 de la Ordenanza.

El incumplimiento de una de las condiciones anteriores significa que no se puede aplicar la exención en cuestión.

A la luz de lo anterior, la autoridad fiscal consideró que, en la situación descrita por el contribuyente, se cumplían todos los requisitos que permitían la exención de la obligación de anotar en una caja registradora las ventas de bienes, por correspondencia, a personas físicas que no ejercen una actividad económica y a los agricultores a tanto alzado. Por lo tanto, el contribuyente tiene derecho a beneficiarse de esta exención, pero no más que hasta el 31 de diciembre de 2021.

Baja de la caja fiscal

Por otro lado, en cuanto a las dudas sobre la posibilidad de dejar de llevar el registro de ventas con el uso de una caja registradora y su baja, la autoridad fiscal consideró que, dado que el contribuyente solo vende bienes, cuyo suministro está amparado por la exención de la obligación de llevar el registro de ventas con el uso de una caja registradora, puede presentar una solicitud al jefe competente de la oficina fiscal para su baja en el registro de cajas registradoras, de conformidad con el artículo 34 de la Ordenanza del Ministro de Finanzas de 29 de abril de 2019 sobre las cajas registradoras (Boletín Oficial punto 816).

De acuerdo con esta disposición, en caso de cese de la utilización de una caja registradora con registro electrónico o en papel por cese de la actividad empresarial o de la explotación de dichas cajas registradoras en régimen fiscal, el contribuyente:

  1. emite un informe fiscal diario y un informe fiscal periódico (mensual),
  2. sin demora, con la asistencia de un técnico de servicio, realiza una lectura del contenido de la memoria fiscal emitiendo un informe fiscal de liquidación y elabora un protocolo de esta actividad, según el modelo que constituye el Anexo nº 4 del reglamento,
  3. presentar el informe sobre la lectura del contenido de la memoria fiscal, junto con el informe fiscal de liquidación adjunto, en el plazo de 5 días desde la fecha de su elaboración, al jefe de la oficina tributaria correspondiente al contribuyente,
  4. elabora y presenta, junto con los documentos mencionados en el punto 3, al jefe de la oficina tributaria competente para el contribuyente, una solicitud de baja de la caja registradora en el registro de cajas registradoras, de acuerdo con el modelo que constituye el anexo nº 5 del Reglamento.

Entrega de mercancías por medio de una empresa de transporte y exención de la caja registradora

Fuente: Guía del IVA nº 8 (536) de 20.04.2021, página 25

"A principios de 2021, inicié un negocio de venta en línea de productos a particulares. Todos los pagos se realizan por transferencia bancaria a mi cuenta bancaria. Envío la mercancía a los clientes a través de una empresa de transporte. ¿Debo registrar esas ventas en una caja fiscal?

Las entidades que venden bienes en línea pueden beneficiarse de dos tipos de exenciones, a saber, sobre la base del volumen de negocios y sobre la base de la venta de bienes por correo, y las normas para su uso se establecen en el Reglamento sobre exenciones.

El contribuyente que inicie después del 31 de diciembre de 2018 el suministro de bienes o la prestación de servicios a personas físicas que no ejerzan una actividad empresarial y a los agricultores a tanto alzado, hasta el 31 de diciembre de 2021, está exento de la obligación de llevar registros con el uso de cajas registradoras, si el volumen de negocios previsto por este concepto no supera, en proporción al período de realización de estas actividades en un ejercicio fiscal determinado, la cantidad de 20.000 PLN. Esto se estipula en el artículo 3, sección 1, punto 2, del reglamento sobre exenciones. No obstante, si en el transcurso del año, el volumen de negocios de las ventas a particulares supera el límite calculado en proporción al período en el que se realizaron las ventas en 2021, la exención dejará de ser válida una vez transcurridos dos meses a partir del mes en el que el volumen de negocios superó el citado límite (apartado 2 del artículo 5 del Reglamento).

Un contribuyente cuyo volumen de negocios es superior a 20.000 PLN tiene la posibilidad de beneficiarse de la exención para las ventas por correo, pero en este caso es necesario cumplir condiciones adicionales.

Esta exención se define en el apartado 1 del artículo 2 en relación con el punto 36 del anexo del Reglamento sobre exenciones y se aplica a las entregas de bienes por correo (por correo o mensajería), siempre que:

  • el proveedor de los bienes recibe el pago íntegro de la entrega por correo, banco o cooperativa de ahorro y crédito (respectivamente, en la cuenta bancaria del contribuyente o en la cuenta del contribuyente en la cooperativa de ahorro y crédito de la que es socio),
  • se desprende de los registros y pruebas que documentan el pago a qué transacción específica se refiere y a quién se hizo (datos del comprador, incluida su dirección).

Cabe mencionar que un contribuyente queda excluido de la posibilidad de beneficiarse de las exenciones especificadas en el reglamento al vender los bienes enumerados en el punto 1 de la sección 1 del artículo 4 del reglamento sobre exenciones.

El Director de la Información Fiscal Nacional, en una interpretación individual de 12 de marzo de 2021, nº 0113-KDIPT1-3.4012.929.2020.1.ALN, explicó que el legislador indicó explícitamente que sólo el envío de bienes por correo o por servicios de mensajería da derecho a un contribuyente a beneficiarse de la exención de la obligación de llevar un registro por medio de una caja registradora, de conformidad con el artículo 2 en relación con el punto 36 del anexo del Reglamento sobre exenciones, siempre que se cumplan las demás condiciones derivadas de la citada disposición.

En esta interpretación, se indicó que las reglas de realización de la actividad económica consistente en la prestación de servicios postales en el volumen de negocios nacional o extranjero están definidas en la Ley de 23 de noviembre de 2012. Ley Postal (Diario de Leyes de 2020, punto 1041 modificado). De acuerdo con el artículo 46, apartado 1, de esta ley, un operador designado, es decir, un operador postal obligado a prestar servicios universales, está obligado a prestar servicios universales en todo el territorio del país.

En cuanto a los servicios de mensajería, se indicó que, aunque no estaban regulados directamente en la legislación polaca, estas cuestiones se mencionan en la Ley de 15 de noviembre de 1984 - Ley de Transporte (Diario de Leyes de 2020, punto 8), así como en la mencionada Ley de Derecho Postal.

A su vez, de acuerdo con el artículo 3 punto 19 de la Ley de Correos, un envío de mensajería constituye una carta que es un envío certificado o un paquete postal, recibido, clasificado, transportado y entregado de manera conjunta asegurando:

  • recogida directa del envío postal del remitente,
  • seguimiento del envío postal desde el momento de su envío hasta su entrega,
  • la entrega del envío postal en un plazo garantizado especificado en la normativa de prestación de servicios postales o en los acuerdos de prestación de servicios postales,
  • entrega del envío postal directamente al destinatario o a la persona con derecho a recogerlo,
  • obtener un recibo de la recepción del envío postal en forma escrita o electrónica.

Al mismo tiempo, se destacó que la actividad de un operador postal, y por tanto también la de una empresa de mensajería que opera con principios similares, está incluida en la actividad regulada y en este sentido requiere un registro adicional y el cumplimiento de ciertas condiciones. Mientras tanto, como se ha señalado, la puesta en marcha del servicio de transporte de mercancías se reduce únicamente al registro de una actividad económica.

En consecuencia, se consideró que:

"(...) en el caso en cuestión, en la parte relativa a la falta de obligación de registrar, mediante una caja registradora, las ventas a personas físicas que no ejercen una actividad económica, que realizan un pedido en una tienda en línea, efectúan un pago en línea y recogen los bienes en un punto de recogida de su elección, y los bienes serán entregados por una empresa (o una persona empleada por la empresa) que se ocupa de la expedición o el transporte de bienes u otros servicios relacionados con la expedición/transporte de bienes que no son servicios postales o de mensajería, no se cumplen todos los requisitos para que la demandante quede eximida de la obligación de registrar en la caja registradora las ventas de bienes por correspondencia a personas físicas que no ejercen una actividad empresarial y a los agricultores a tanto alzado, en virtud del artículo 2, apartado. 1 del Reglamento en relación con el punto 36 del anexo del Reglamento. Pues si bien, tal y como se indica en la solicitud, a partir de los registros y la documentación conservada por el solicitante será posible determinar a qué pedido concreto se refería el pago recibido en la cuenta de la empresa, y a quién se realizó la venta, y el pago de los bienes adquiridos puede realizarse a elección del cliente mediante el sistema de pago ... o por transferencia tradicional por Internet a la cuenta bancaria indicada en la factura o en el cuerpo del correo electrónico, no se cumplirá la condición de entrega de mercancías por correo, es decir, por correo o mensajería (...)".

En resumen

En la situación descrita, un contribuyente que vende bienes por correo tiene la posibilidad de beneficiarse de la exención de la obligación de utilizar una caja fiscal debido a la cantidad de volumen de negocios. No puede beneficiarse de la exención de registro sobre la base del artículo 2 en relación con el punto 36 del anexo del Reglamento sobre exenciones, si el suministro de bienes por correo se realiza a través de una empresa de transporte.

Suministro de mercancías por correo y caja fiscal

Fuente: Guía del IVA nº 6 (510) de 20.03.2020, página 33

"En 2018 suprimimos la caja fiscal. Ahora pretendemos realizar ventas por correo de productos a particulares. Recibiremos el pago de la mercancía en nuestra cuenta bancaria o se realizará en el momento de la entrega (el mensajero recoge el pago del cliente, que lo ingresará en nuestra cuenta). ¿Tendremos que registrar esas ventas en una caja registradora?

Por lo general, las ventas a particulares no comerciales y a los agricultores con tarifa plana están sujetas a registro en una caja registradora.

No obstante, de conformidad con el apartado 1 del artículo 2 y el punto 36 del anexo del Reglamento sobre exenciones, se exime de la obligación de llevar registros en un ejercicio fiscal determinado, pero a más tardar hasta el 31 de diciembre de 2021, a las entregas de bienes por correo (por correo o mensajería). Para que un contribuyente tenga derecho a aplicar esta exención, deben cumplirse las siguientes condiciones:

  • el proveedor de los bienes recibe el pago íntegro de la entrega por correo, banco o cooperativa de ahorro y crédito (respectivamente, en la cuenta bancaria del contribuyente o en la cuenta del contribuyente en la cooperativa de ahorro y crédito a la que pertenece),
  • de los registros y las pruebas que documentan el pago se desprende claramente a qué transacción concreta se refiere y a quién se efectuó (datos del comprador, incluida su dirección).

Sin embargo, esta exención no puede ser utilizada por un contribuyente que entregue él mismo los bienes al comprador sin utilizar los servicios de un servicio postal o de otro tipo de mensajería.

Asimismo, debe tenerse en cuenta que el contribuyente queda excluido de beneficiarse de cualquiera de las exenciones establecidas en el reglamento al vender los bienes enumerados en el artículo 4.1.1 del citado reglamento.

El Director de la Información Fiscal Nacional en una interpretación individual de 22 de noviembre de 2019, nº 0114-KDIP1-3.4012.492.2019.1.ISK, al examinar un caso en un estado similar al de la pregunta formulada, explicó que: "(...) dado que las entregas de bienes realizadas en el marco de la actividad de venta de ropa al por menor de la demandante se efectúan en el sistema de venta por correo o por mensajería, los pagos se realizan en la forma indicada en el punto 36 del anexo del Reglamento sobre exenciones (...), mientras que los bienes vendidos no están comprendidos en las exenciones indicadas en el artículo 4, apartado. 1(1) del Reglamento sobre las exenciones de las cajas registradoras, el solicitante tiene derecho a aplicar una exención de la obligación de registrar las ventas mediante cajas registradoras con arreglo al artículo 2(1) del Reglamento sobre las exenciones de las cajas registradoras en relación con el punto 36 del citado apéndice del Reglamento. (...)"

Además, explicó que: "(...) Por otra parte, en cuanto a las dudas del demandante sobre la posibilidad de dejar de llevar el registro de las ventas mediante una caja registradora, hay que señalar que el demandante tiene tal derecho en relación con las tres cajas registradoras respecto de las cuales cumple los requisitos para beneficiarse de la exención de la obligación de llevar el registro de las ventas mediante una caja registradora. (...)"

Resumen

Si, en la situación planteada en la pregunta, los pagos de los bienes solicitados se realizarán íntegramente en la cuenta bancaria del contribuyente (tanto directamente por el destinatario final como por las empresas de mensajería, que ingresarán los créditos recibidos del comprador en la cuenta bancaria del contribuyente), el contribuyente no estará obligado a registrar las ventas de bienes de venta por correo en una caja fiscal.

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